Conformité DSN : 6 bonnes raisons de fiabiliser vos données en DSN

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif qui permet de simplifier et de sécuriser les démarches administratives des employeurs. Elle remplace la plupart des déclarations sociales par une transmission mensuelle, unique, et dématérialisée des principales données issues de la paie.

Depuis son entrée en vigueur en 2017, la DSN a connu plusieurs évolutions importantes qui ont renforcé son rôle et par conséquent la nécessité de s’assurer de la conformité de son contenu.

Dans cet article, nous passons en revue les 6 raisons principales pour lesquelles il est indispensable de fiabiliser vos données en DSN.

1. Veiller au respect de vos obligations

La fiabilisation de vos DSN est un enjeu majeur pour respecter vos obligations légales à l’égard de vos salariés mais également à l’égard des organismes qui s’appuient sur la DSN pour collecter diverses informations.

Des obligations à l’égard du salarié

La DSN contient de nombreuses informations relatives à chaque salarié (salaire, taux prélèvement à la source, santé, chômage, prévoyance, retraite ou formation professionnelle etc…)

Elle transmet ces données aux organismes compétents, (URSSAF, MSA, DGFIP, Agirc-Arco, mutuelles, Pôle Emploi ou encore les opérateurs de compétences OPCO, lesquels exercent la mission qui leur est confiée : ouverture, maintien calculs des droits sociaux.  

Cela implique de veiller à l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence des données transmises en DSN, afin de respecter vos obligations légales à l’égard des salariés et éviter tout contentieux avec ces derniers.

Des obligations à l’égard des organismes

La DSN va faciliter le recouvrement des cotisations patronales, le bénéfice des exonérations/réductions de charges, le contrôle des cotisations déclarées mais également le partage et le croisement des données entre les différents acteurs, afin de simplifier les procédures et limiter les fraudes. L’objectif sous-jacent est donc de garantir le paiement du juste montant des cotisations patronales.

Votre DSN a donc une importance capitale car elle permet de vérifier la cohérence des données saisies en paie et ainsi éviter les situations dites « en risque » (sous ou sur-cotisations, erreurs ou anomalies qui pourraient entraîner des redressements).

Focus sur les pénalités

Ultime recours à une déclaration non conforme, la DSN de substitution a été envisagée par la Loi de Financement de la Sécurité sociale pour 2023.  

Ainsi, en cas d’inaction ou de carence prolongées, la DSN de substitution est un dispositif de correction des DSN erronées par les organismes de protection sociale (OPS).

Le conseil de l'expert : une boite à outils redoutable

  • DSN VAL
  • DSN CTL
  • CRM Métiers
  • D2BI

DSN VAL et DSN CTL sont deux outils qui remontent des anomalies en amont du dépôt vs les CRM qui contrôles des éléments métiers après dépôt de la DSN. Ils n’ont pas la même fonction mais sont complémentaires.

2. Garantir les droits sociaux de vos salariés

La qualité des données transmises est essentielle car elle impacte directement le salarié sur :

  • ses droits sociaux liés à la maladie, au chômage, à la retraite, ses prestations sociales avec l’instauration du Montant Net Social (MNS)…
  • son imposition (prélèvement à la source)

Votre DSN permet d’éviter les erreurs, oublis ou retards qui pourraient pénaliser vos salariés dans le versement de leurs prestations sociales ce qui pourrait conduire à une dégradation du climat social.

Exemple : la DSN facilite le calcul et le versement des indemnités journalières en cas d’arrêt de travail grâce à la DSIJ.  

Votre DSN est en quelque sorte un outil au service de la protection sociale de vos salariés et de la simplification administrative pour vous, entreprise. Soignez-là.

3. Eviter les remontées d’anomalies fastidieuses à régulariser

La fiabilisation de vos DSN vous épargne des remontées d’anomalies qui peuvent être fastidieuses à régulariser. Ces dernières entraînent des retards, des pénalités ou des erreurs de calcul. Mais alors comment fiabiliser votre DSN ?

L’entreprise est aujourd’hui impliquée à chaque étape de la chaine de contrôle et sa responsabilité est alors de plus en plus engagée :

  • En veillant à la conformité des données saisies avec les normes et les règles en vigueur (cahier technique, fiches consignes élaborés par le GIP-MDS)
  • En travaillant en étroite collaboration avec son éditeur qui doit être signataire de la charte DSN
  • En mettant à jour les informations relatives aux salariés, aux contrats de travail, aux cotisations sociales, etc.
  • En analysant et la vérifiant les DSN, des comptes rendus métiers le cas échéant
  • En corrigeant les erreurs ou incohérences détectées par les organismes destinataires de la DSN dans un temps proche de la DSN erronée

Le conseil de l'expert

Anticiper plutôt que corriger : 

  • Privilégier le dépôt des DSN plusieurs jours avant l’échéance
  • Les outils de Business Intelligence sont une solution pour la lecture en amont et en aval des données

4. Echapper aux DSN de substitution de l’URSSAF

« Avec la digitalisation des DSN, le contrôle des anomalies devient systématique et par conséquent, les organismes sont en mesure d’automatiser les sanctions, en plus des contrôles opérés par les inspecteurs URSSAF. Ainsi, en cas d’inaction ou de carence prolongée du cotisant, les URSSAF et la MSA pourront effectuer elles-mêmes les corrections requises par la production d’une DSN dite de substitution. L’URSSAF tend à devenir un juge et partie de vos déclarations, ne vous laissez pas déborder par ce sujet central et stratégique »

Afin de faciliter les démarches, un arrêté à paraître doit définir les catégories d’informations mises à la disposition des entreprises pour leur permettre de renseigner leurs déclarations sociales et de s’assurer de leur conformité à la législation sociale (Article L133-5-3 du Code de la sécurité sociale)

5. Avoir des données exploitables et mettre en place une politique RH efficace

La DSN est une mine d’or d’informations. Les données mensuelles, annuelles qu’elle contient  sont exploitables pour répondre aux obligations légales de reporting (BDESE, Index égalité femme/homme femme, Bilan Social….) .

Ces mêmes données offrent des opportunités d’analyse sans pareil pour mettre en place une politique RH efficace.

La fiabilisation des données DSN est donc un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent anticiper les changements à venir et adapter leurs processus internes. Elle contribue à la conformité sociale de votre entreprise.

Pour les accompagner dans cette démarche, G.A.C. propose une solution de business intelligence qui facilite le contrôle et l’exploitation des DSN. Doté d’une puissance de calcul inégalée, D2BI permet de suivre et d’analyser une multitude d’indicateurs pertinents sur votre masse salariale, le turnover, l’absentéisme, etc.

Cette solution permet d’assurer le suivi et la traçabilité de vos déclarations, ainsi qu’un accompagnement personnalisé par des experts. N’attendez plus pour fiabiliser vos données DSN et profiter pleinement des bénéfices de ce dispositif !

6. Appréhender le contrôle URSSAF plus sereinement

Un contrôle basé sur des données fiables est synonyme de risque de redressement diminué

Un contrôle URSSAF basé sur des données fiables et cohérentes réduit le risque de redressement ou de pénalités pour les entreprises. Une DSN saine vous permet de gagner un temps précieux et sécurise durablement la situation à la fois économique et sociale de votre entreprise.

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